Amigo secreto por e-mail: como enviar os links da turma

Tem grupo em que o WhatsApp não serve. O amigo secreto do escritório junta quarenta pessoas de quem você tem o e-mail corporativo e não o telefone. A turma da pós tem uma lista de e-mails e nenhum grupo de mensagem. O condomínio não vai criar grupo por causa da confraternização de dezembro.

Nesses casos o e-mail é o canal certo — é onde essas pessoas já se falam, e é o único endereço que você tem de todo mundo.

Como funciona hoje: o sorteio grátis do site faz o sorteio e devolve o link individual de cada participante, com um botão de copiar em cada um. O envio é você quem faz, do seu próprio e-mail. O site não envia mensagens e não pede o e-mail de ninguém — nem o seu, para grupos de até três pessoas. Isso tem uma vantagem prática: a mensagem sai do seu endereço conhecido, com o assunto que você escrever, e não cai na caixa de promoções como um disparo automático de remetente desconhecido.

Passo a passo

Deixe a própria lista de e-mails ser a inscrição

Em grupo de mensagem, a lista é quem está no grupo. Por e-mail, não: existe equipe@ que é um alias e não uma pessoa, existe quem está de férias e existe quem entrou no mês passado. Mande um convite com prazo — "responde este e-mail até sexta quem quiser participar" — e trate as respostas como a lista de inscritos. Quem não respondeu não entra; isso poupa a conversa constrangedora de tirar alguém depois.

Escreva os nomes como as pessoas assinam

O sorteio exige nomes diferentes entre si, e é aqui que a empresa complica: em quarenta pessoas quase sempre há duas Anas e dois Silvas. Use o nome que a pessoa usa na assinatura do e-mail — "Ana Ribeiro", "Ana Prado" — porque na hora de casar cada link com cada endereço você vai estar lendo essa lista, e não a lista de contatos do celular. Preencha também o valor limite: em grupo de trabalho ele é o campo mais importante da tela, porque é o que impede o presente de cem reais ao lado do de dez.

Mande o link de organizador para você mesmo, com assunto pesquisável

O sorteio devolve os links, e o primeiro deles é o de organizador, mostrado uma única vez. Aqui o e-mail joga a favor: mande-o para o seu próprio endereço com um assunto que você vá encontrar em dezembro do ano que vem — "Amigo secreto da equipe — link de organizador". É o caminho de volta para acompanhar quem abriu e para gerar link novo para quem perder o dele.

Envie um e-mail por pessoa, nunca um e-mail para todos

Copie o link de cada participante e mande um e-mail individual para cada endereço. Nada de lista, nada de cópia oculta com o mesmo link: cada link é individual e revela um resultado específico. Um e-mail único com todos os links entregaria o sorteio inteiro para todo mundo.

Escreva o assunto para ser aberto

"Amigo secreto da equipe — seu link" funciona. "Seu link" sozinho parece phishing e vai ser ignorado ou reportado. Diga no corpo quem está organizando, qual é o valor limite, quando é a troca e o que a pessoa precisa fazer: abrir o link e clicar em revelar.

Cobre quem faltou respondendo o próprio e-mail

No seu link de organizador aparece, por pessoa, quem já abriu e quem já revelou. Com essa lista, o lembrete é uma resposta ao e-mail original daquela pessoa — a mensagem sobe na caixa dela com o link logo abaixo, e você não precisa de nenhum "gente, abram o link" para os quarenta. Sugira também procurar na aba de promoções ou no spam: em domínio corporativo, um link externo enviado a quarenta endereços no mesmo minuto é exatamente o que o filtro segura.

Por que um e-mail por pessoa, e não um só

É a diferença entre o amigo secreto acontecer e não acontecer. O link é a chave do resultado: quem tem o link revela aquele nome. Mandar todos os links juntos, mesmo com o nome de cada um ao lado, entrega o sorteio a qualquer pessoa curiosa da lista.

Também vale evitar a cópia oculta. Ela até esconde a lista de destinatários, mas o corpo do e-mail é o mesmo para todo mundo — e o corpo é o que carrega o link.

Quarenta e-mails individuais parecem trabalho demais até você lembrar que a tela do sorteio tem um botão de copiar por participante e que a mensagem é a mesma, trocando nome e link. É meia hora, uma vez por ano.

Modelo de e-mail para copiar

Assunto: Amigo secreto da equipe — o seu link

Oi, [nome]!

O amigo secreto da equipe foi sorteado. O seu link individual é este: [link]

Abra e clique em "revelar" para ver quem você tirou. Não compartilhe o link com ninguém — ele mostra só o seu resultado.

Valor limite: R$ 50. Troca de presentes: 18/12, às 17h, na copa.

Qualquer problema com o link, me responda este e-mail.

Cuidados de grupo grande

Confira os endereços antes. Um e-mail digitado errado significa uma pessoa sem link e um link parado numa caixa de entrada alheia. Se acontecer, gere um link novo para aquela pessoa pelo seu link de organizador; o antigo para de funcionar.

Se alguém sair da empresa antes da troca. Abra o seu link de organizador e remova a pessoa ali mesmo — a lista de participantes é editável, e o mesmo lugar acrescenta quem entrou na equipe depois (o link da pessoa nova aparece na hora, na própria tela; guarde antes de continuar). Remover invalida o sorteio vigente, então o passo seguinte é clicar em re-sortear. Se ainda ninguém revelou o resultado, os links que você já mandou continuam funcionando — não precisa reenviar nada. Só depois que alguém já revelou é que re-sortear troca o link de todo mundo, e aí sim a tela devolve os novos para você reenviar. Um nome digitado errado é o caso fácil: corrigir o nome não invalida nada e não troca o link de ninguém.

Combine um prazo para revelar. "Abra até quarta" evita descobrir na véspera que oito pessoas nem sabiam que o sorteio saiu.

Sorteio grande pede conta grátis. Sem nenhuma conta, o site sorteia até três participantes; a partir do quarto, ele pede uma conta gratuita, sem cartão, e o limite vai até cem pessoas por grupo. Os detalhes estão em amigo secreto sem cadastro.

Se depois de tudo isso o seu grupo é pequeno e todo mundo se fala por mensagem, o caminho mais rápido continua sendo o outro: amigo secreto pelo WhatsApp.